Hogyan lesz hatékony a homeoffice?

Az elmúlt két évben a Covid-járvány átalakította a munkahelyünket, megsokszorozódott a home office-ban töltött időnk, és naponta több online meetingen kell részt vennünk. Tapasztalhatjuk azonban, hogy a virtuális konferencia sokkal fárasztóbb, mint a hagyományos értekezlet vagy a személyes találkozó. Már egy néhány órás meeting után is ég a szemünk, teljesen kimerültnek érezzük magunkat, ha pedig nem tökéletes a kapcsolat és rossz minőségű a kép, akár szédülés és émelygés is elfoghat. A panaszok oka az, hogy a jelenléti munkavégzés során természetes kommunikációs szituációhoz szoktunk, ami teljesen más, mint amit az online meetingen élünk meg.

A jelenlét hiánya, a hiány jelenléte

A személyes találkozások során egész testünkkel, minden érzékszervünkkel jelen vagyunk a szituációban, nem csak a látásunkkal és a hallásunkkal, mint a virtuális téren keresztül. Például a valós tárgyalások során megvannak a beidegződéseink a számunkra komfortos távolságtartásra a partnerrel szemben, a felek között egy-másfél méter távolság van. A kamerák felborítják ezt a megszokott, „biztonságos” térérzékelést, túl közel hozzák a beszélőt, amit az agyunk nehezen tud feldolgozni. Elménk túl bizalmas vagy fenyegető közelségnek is érezheti a helyzetet. Ráadásul nem csak az éppen beszélő, hanem a többi résztvevő arca, köztük a sajátunk is látható a képernyőn, nem is beszélve a különböző hátterekről, ami tovább terheli a figyelmünket. A virtuális képi információk tömege intenzív, többfeladatos, multitasking típusú munkavégzésre, állandó figyelemmegosztásra kényszerít. Ez mentálisan nagyobb erőfeszítést kíván. Az előadó vagy a partner „itt van és mégsincs itt” – amit az agyunk nehezen dolgoz fel, hiszen ugyanazt a verbális üzenetet kapjuk, mint a valós jelenlétnél, de a testbeszéd, a testérzékelés, vagyis a nonverbális kommunikáció több lényeges eleme hiányzik. Ezek a beszélgetések az együttlét illúzióját nyújtják tényleges jelenlét nélkül. Ezt a furcsa, az agy számára nem könnyen értelmezhető helyzetet „jelenlét hiányának” is nevezik.

Az online meeting multitaskingra csábít

A feladat tehát már eleve összetett: figyelnünk kell a képernyőn látottakra, az elhangzó új információkra, miközben nincs érezhetően jelen teljes valójában a partner. Ilyenkor nemegyszer elveszítjük a fonalat, „kikapcsolunk”, mintha az agyunk védekezne a túl sokféle benyomás ellen. Ráadásul nem ritka az sem, hogy a home office lehetőségeit kihasználva nemcsak a meetingre figyelünk, hanem valamilyen otthoni teendőre is: válaszolunk egy emailre, futárra várunk, beindítunk egy mosást, netán az online oktatásban részt vevő gyerekünk kérdez valamit... Az ilyen multitasking hatékonynak tűnhet, de a következményeként nagy valószínűséggel már a munkanap közepére mérhetetlenül elfáradunk.

Mit lehet tenni a „Zoom-fáradtság” ellen?

Ha van mód rá, korlátozza a megbeszélések napi számát. Egy középvezető az ideje nagyjából egyharmadát, a felsővezető pedig mintegy a munkaidő felét értekezleteken tölti, ami nagyon megterhelő és egyéb munkáitól veszi el az időt és az energiát. Ezt szerencsésebb lenne 15 százalék körül korlátozni. Nem muszáj mindent videokonferencián intézni, sok esetben egy kör-email is elég hatékony, vagy ha csak egy partnerrel történő megbeszélésről van szó, egy telefonhívás egyszerűbb és mindenki számára kíméletesebb megoldás. A különböző online platformok a videokonferencián kívül is sok lehetőséget adnak a kapcsolatfelvételre, a munka szervezésére (chat, feladatkiadás, dokumentumok megosztása, emlékeztető, projekt követése stb.) Szervezze úgy a munkanapját, hogy legyenek benne értekezletmentes órák, amikor más feladataira koncentrálhat és megpihenhet a vizuális információtömeg után. Két meeting között legyen legalább húszperces szünet, amikor felállhat, járkálhat, pihentetheti szemét, agyát! Elhúzódó meeting alatt is kezdeményezzen szünetet!

Meeting előtt időben kapcsolja be a számítógépet, próbáljon ráhangolódni a videokonferenciára, összpontosítsa a figyelmét arra, kikkel, milyen témában fog értekezni! Köszöntse az érkezőket! Ha csak lehet, zárja ki a zavaró otthoni körülményeket, csukja be a szobaajtót, kérje meg a családtagokat, hogy ne zavarják!

Állítsa be megfelelően a gépét! Lehetőség szerint olyan helyen rendezkedjen be az értekezlethez, ami nyugodt és letisztult: ne engedje be a meeting résztvevőit jobban személyes terébe, mint amennyire az jól esik. A galériánál megfelelőbb a speaker view-beállítás, amikor mindig az éppen beszélőt mutatja a kamera. Ha zavarja, hogy a saját arcát folyamatosan látnia kell, akkor bejelentkezés után leveheti a képernyőről.